Datenschutz

Datenschutzerklärung – SGU-Prüfungsportal Verantwortlicher: Simply Learn e.K., Goethestr. 67, 46047 Oberhausen, E-Mail: info@simply-learn.de, Telefon: +49 208 4677727. 1. Zwecke der Verarbeitung Dieses Portal dient der Vorbereitung, Durchführung, Auswertung und Nachweisführung von Prüfungen (u. a. SGU-Personalzertifizierung) einschließlich der Prüfungsaufsicht (Proctoring), der Betrugs- und Manipulationsprävention sowie der Ausstellung und Echtheitsprüfung von Zertifikaten. 2. Verarbeitete Daten - Konto- und Stammdaten (Name, Geburtsdatum, Firma, Anschrift, E-Mail, Benutzername) - Prüfungsdaten (Antworten, Ergebnisse, Zeiten, Hefte, Zertifikate) - Identitätsnachweise (Ausweisbilder, eigenes Foto, elektronische Unterschriften) - Aufzeichnungen während der Prüfung und ihrer Vorbereitung: Kamera (Bild und Ton), Bildschirmaufzeichnung, Foto-Snapshots, Kontrollvideo - Umfassende Protokolle: An- und Abmeldungen, IP-Adressen, Geräte-/Browserdaten, sämtliche Aktionen im Portal, Tastatur-/Fokus-/Vollbild-Ereignisse während der Prüfung, Support-Vorgänge (Tickets) 3. Auswertung Mit Ihrer Anmeldung willigen Sie ein, dass die genannten Daten und Aufzeichnungen zur Prüfungssicherheit gespeichert und ausgewertet werden - auch nachträglich, z. B. bei Auffälligkeiten, Beschwerden oder Audits. Eine Auswertung kann auch systemgestützt/automatisiert erfolgen; Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung trifft stets eine Person. 4. Speicherdauer Prüfungsmedien (Kamera-/Ton-/Bildschirmaufzeichnungen, Snapshots, Fotos, Ausweisbilder) werden ab dem Prüfungsdatum für 5 Jahre zuzüglich 30 Tage (aus technischen Gründen ggf. zuzüglich bis zu 15 weitere Tage) gespeichert und danach automatisch gelöscht. Die jeweils geltende Frist legt der Betreiber fest; maßgeblich ist die zum Prüfungsdatum gültige Regel. Prüfungsergebnisse, Berichte, Unterschriften, Zertifikate und Protokolle werden aus gesetzlichen Gründen und zur Nachweisführung darüber hinaus aufbewahrt. 5. Speicherung nach Kontolöschung Auch wenn Ihr Konto gelöscht oder gesperrt wird, bleiben Protokolle, Prüfungs- und Zertifikatsnachweise aus Sicherheits- und Rechtsgründen für die genannten Fristen erhalten. 6. Cookies Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzungs-Cookie) eingesetzt - keine Werbe- oder Tracking-Cookies. Unabhängig davon findet die unter Ziffer 2 beschriebene Protokollierung statt. 7. Empfänger Prüfstellen erhalten die zur Prüfung, Freigabe und Zertifizierung erforderlichen Daten und Aufzeichnungen. Eine Übermittlung an sonstige Dritte erfolgt nur, soweit gesetzlich vorgeschrieben. 8. Ihre Rechte Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung (im Rahmen der Aufbewahrungspflichten), Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an: info@simply-learn.de. 9. Elektronische Unterschriften, Bestätigungscodes und Nachweisprotokoll Unterschriften (handschriftlich per Touch oder Maus), Bestätigungscodes (per E-Mail, SMS oder Authenticator-App), Ein-Klick-Bestätigungen und Entscheidungen von Prüfern, Zertifizierungsstellen und Moderation werden als elektronischer Nachweis erfasst. Dazu speichern wir je Vorgang: den Zeitpunkt, den Namen und die Rolle der handelnden Person, den gewählten Bestätigungsweg und den eingegebenen Code, die IP-Adresse, einen daraus abgeleiteten ungefähren Standort (Stadt/Region/Land und Internetanbieter; ermittelt über den Geolokalisierungs-Dienst ipwho.is (Betreiber: IPWHOIS.IO), der dazu die IP-Adresse erhält), Angaben zu Gerät und Browser (aus der Browserkennung) sowie den Zweck des Vorgangs. Jeder Nachweis erhält eine nicht erratbare Signatur-ID; über einen QR-Code auf den Prüfungsunterlagen bzw. die Adresse /sig/<Signatur-ID> kann der Nachweis online eingesehen werden – von jeder Person, der das Dokument oder die ID vorliegt. Diese Angaben werden auf die Prüfungsunterlagen (Prüfungsbogen, Teilnehmerliste, Prüfbericht, Zertifikat, Signatur-Nachweis) gedruckt und an die beteiligten Prüfstellen übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Prüfungs- und Zertifizierungsverfahrens) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Nachweisbarkeit, Manipulations- und Betrugsprävention und der Beweissicherung bei Streit über die Urheberschaft einer Unterschrift oder Bestätigung). Die Nachweise werden für die Dauer der Aufbewahrung der Prüfungsunterlagen (Ziffer 4) gespeichert. Für Anmeldungen mit zweitem Faktor und die Bestätigung von E-Mail-Adressen gilt dasselbe (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO – Kontosicherheit). 10. Dokument-IDs und Echtheitsprüfung von Dokumenten Jedes vom Portal erzeugte Dokument (Prüfungsbögen, Auswertungen, Teilnehmerlisten, Prüfberichte, Signatur-Nachweise, Zertifikate, Gesamt-PDF) trägt in der Fußzeile eine Dokument-ID und wird mit dem Prüfwert (SHA-256) seiner Datei registriert. Unter /dok/<Dokument-ID> kann jede Person, der das Dokument vorliegt, ohne Anmeldung prüfen, ob es aus diesem Portal stammt und unverändert ist; dabei werden nur Dokumenttyp, Heft-Nummer, Stand, Seitenzahl und Prüfwert angezeigt – keine Inhalte und keine Namen. Die Datei selbst ist unter /d/<Dokument-ID> nur nach Anmeldung und nur für Berechtigte (Prüfstelle, Prüfer, Moderation, Verwaltung im jeweiligen Bereich; Teilnehmer nur für das eigene Zertifikat) abrufbar. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Nachweisführung, Fälschungsschutz). Stand: 17.10.2026